অবিলম্বে প্রত্যেক অফিসে ই-ফাইলিং ও ফাইল মনিটরিং এবং ই-মিটিং ও ভিডিও কনফারেন্স চালু করতে হবে

e-file

ই-ফাইলিং ও ফাইল মনিটরিং এর সুবিধা সমূহঃ

১) কাগজ ও প্রিন্টিং খরচের সাশ্রয়।

২) কাগজ ও প্রিন্টিং যেহেতু লাগছে না তাই, কাগজ উৎপাদনে গাছ কাটা কম পড়বে, পরিবেশ দূষণ কম হবে।

৩) ডাক ও কুরিয়ার খরচ সাশ্রয় হইবে।

৪) ডাক/চিঠি পত্র বহন যেহেতু লাগবে না, সেহেতু জ্বালানী খরচ বাঁচবে, পরিবেশ দূষণ কম হবে, সড়ক দূর্ঘটনার প্রবণতা কমবে, যানযট কমবে।

৫) স্মারক নং বসানোর কোন ঝামেলা থাকবে না, সয়ংক্রিয়ভাবে ই-ফাইলিং এ স্মারক নং বসবে। তাই এই নিয়ে কোন অনিয়ম হবে না।

৬) ব্যাক ডেটে স্মারক বসানোর কোন সুযোগ থাকবে না। তাই অনিয়ম প্রতিরোধ হবে।

৭) ফাইল মনিটরিং থাকায় নির্দিষ্ট সময়েই ফাইল অতিবাহিত হবে। ফাইল আটকাইয়া রাখার কোন সুযোগ থাকবে না। সেহেতু যে কোন অনিয়ম প্রতিরোধ হবে।

৮) চিঠিপত্র হারানোর কোন ভয় থাকবে না। সমস্ত কিছু সার্ভারে সংরক্ষিত থাকবে।

৯) সকল চিঠিপত্র/ডকুমেন্ট যখন ই-ফাইলিং এর আওতায় আসবে, তখন অফিসের জায়গা দখল করে এতোসব কাগজ পত্র/ফাইল পত্র সমূহ রাখা লাগিবে না। তাই অল্প জায়গার মধ্যে অফিস স্থাপন করা সম্ভব হইবে এবং অফিস সুজজ্জিত থাকিবে।

১০) চিঠিপত্র/ডকুমেন্ট ও প্রিন্টিং ম্যাটেরিয়াল এর আর্বজনার পরিমান কম হবে, পরিবেশ দূষণ কম হবে।

ই-মিটিং ও ভিডিও কনফারেন্স এর সুবিধা সমূহঃ

১) মিটিং এর জন্য যেহেতু যাতায়াত করা লাগবে না, সেহেতু গাড়ীর জ্বালানী খরচ বাঁচবে, পরিবেশ দূষণ কম হবে এবং সড়ক দূর্ঘটনার প্রবণতা কমাসহ যানযট কমবে।

২) সময় ও অর্থের সাশ্রয় হইবে।

৩) মিটিং এর জন্য যে আপ্যায়ন ব্যয় ধরা হয় তা আর লাগবে না। সরকারের অর্থ সাশ্রয় হবে।

৪) সঠিক মনিটরিং সম্ভব হইবে।

৫) যেকোন ইভেন্ট সরাসরি সম্প্রচার করা সম্ভব হইবে।

 

প্রস্তাবনা সমূহঃ

১) প্রত্যেক অফিসের একটি করে জি-মেইল আইডি খোলা যেতে পারে। উক্ত আইডি দিয়ে ফেসবুক একাউন্ট ও ইউটিউব চ্যানেল খোলা যেতে পারে। ফেসবুক লাইভ/ইউটিউব চ্যানেলের লাইভষ্ট্রিমিং এর মাধ্যমে (ওপেন ব্রডকাষ্টার সফটওয়ারের সাহায্য নিয়ে) যে কোন ইভেন্ট লাইভ সম্প্রচার করা যেতে পারে। ফেসবুক/জি-মেইলের হ্যাং আউট এর মাধ্যমে ভিডিও কনফারেন্স করা যেতে পারে। জি-মেইল আইডির মাধ্যমে চিঠি পত্র/ডকুমেন্ট আদান প্রদান করা যেতে পারে। গুগলের ক্যালেন্ডার ইভেন্টের মাধ্যমে যে কোন অফিস প্রধানের ইভেন্ট সূচী প্রকাশ করা যেতে পারে। গুগলের ব্লগ স্পট এর মাধ্যমে যে কোন অফিসের ওয়েব সাইট খোলা যেতে পারে।

২) উক্ত প্রস্তাবনা সমূহ বাস্তবায়নের জন্য আইসিটিতে দক্ষ লোকের অভাব যে কোন অফিসে থাকতেই পারে। উক্ত কাজ সমূহ সরকারের আইসিটি অধিদপ্তরের মাধ্যমে প্রশিক্ষণ প্রাপ্ত তরুন বেকার ছেলে-মেয়েদের দ্বারা সম্পন্ন করা যেতে পারে। এতে করে অনেক বেকারত্ব কমিবে।

প্রতিবন্ধকতা সমূহঃ

১) ই-ফাইলিং ও ভিডিও কনফারেন্স এর জন্য নিরবিচ্ছিন্ন ইন্টারনেট ও বিদ্যুৎ  সংযোগ প্রয়োজন। সে জন্য ইন্টারনেট যোগাযোগ ব্যবস্থা, ইলেকট্রিসিটি নেটওয়ার্ক শক্তিশালী করতে হবে।

২) যেহেতু একই সময়ে সার্ভারের উপরে অনেক চাপ পড়িবে, সেহেতু সার্ভারটিকে যথেষ্ট শক্তিশালী হইতে হবে।

৩) যেহেতু সমস্ত তথ্য সার্ভারে সংরক্ষিত থাকিবে তাই সার্ভারটির সুরক্ষা অতীব জরুরী।

ই-নথি এ প্রবেশের লিংকঃ  nothi.gov.bd

নথি অ্যান্ড্রয়েড অ্যাপটি ডাউনলোড করতে প্রবেশ করুন: http://nothi.gov.bd/downloadApp

ই-ফাইলিং শেখার ভিডিও টিউটোরিয়াল লিংকঃ https://www.youtube.com/playlist?list=PLVCEN663EzMEUU6UyupurkhAWm55fsJz3

https://www.youtube.com/playlist?list=PLVCEN663EzMGgAwGMnRDoSk6mvSN0u_TF

Open Broadcaster Software download link: https://obsproject.com/

 

মোঃ সারোয়ার জাহান সুজন

ই-মেইলঃ msjs0104073@gmail.com

ওয়েব সাইট: www.sujanbasicneeds.weebly.com